Fra CVR-nummer til godkendt kunde

Trin 1

Søg virksomheden – resten hentes fra CVR

Søg på navn eller CVR-nummer. Sagen udfyldes med det, CVR ved om virksomheden.

Retter I et felt, bevares jeres rettelse. Ændrer CVR senere feltet, bliver I spurgt, før noget overskrives.

Trin 2

Ejerkæden gennemlyses til personerne

KYC skal gennemføres på alle direktører og reelle ejere – ikke kun kontaktpersonen.

• Klarkunde følger ejerkæden gennem holdingselskaber og viser den som et træ med ejerandele.
• Personer, der direkte eller indirekte ejer 25 % eller mere, foreslås som reelle ejere, så også personer lige på grænsen bliver vist. Er der ingen, foreslås den daglige ledelse. Medarbejderen bekræfter. Krydsejerskab og udenlandske ejere markeres i stedet for at blive gættet.
• Hver direktør og hver reel ejer får sit eget spørgeskema og sit eget link. Har samme person flere roller, får personen ét skema.
• Har I afgivet erklæring om, at I er omfattet af hvidvaskloven, kontrolleres de reelle ejere automatisk mod Erhvervsstyrelsens register, og opslaget logges på sagen. Uden erklæring udledes de reelle ejere af ejerkæden, og kontrollen registreres manuelt på sagen.

Trin 3

Kunden svarer med MitID – på mobilen

Kunden får et personligt link. Der er ingen adgangskode at huske.

• Spørgsmålene følger kundens type – selskab, enkeltmand, fond, forening, privatperson eller udenlandsk selskab – og jeres branchepakke.
• Kunden uploader ID og dokumenter direkte i portalen og kan gemme og fortsætte senere fra samme link.
• Har kunden ikke svaret, sendes en påmindelse efter 5 og efter 12 dage. I får besked, når svarene er sendt ind.
• Spørgsmålene er på dansk, og vejledning og knapper findes også på engelsk.

Trin 4

Screening og et forslag til risiko

Det kører af sig selv, mens kunden svarer. AI-forslag – medarbejderen beslutter.

• Officielle lister: EU's, FN's og USA's (OFAC) sanktionslister, Storbritanniens sanktionsliste (UK Sanctions List) samt Finanstilsynets PEP-liste hentes hver dag, og personerne tjekkes, så snart sagen oprettes. Finanstilsynets PEP-liste omfatter kun danske PEP'er; udenlandske PEP'er afdækkes via spørgeskema og AI-søgning.
• AI-søgning: AI søger efter PEP-hverv og negativ omtale om hver person. Kilderne gemmes, og medarbejderen vurderer fundet.
• Selskabshistorik: konkurser og tvangsopløsninger i nøglepersonernes selskaber, sene årsrapporter, fravalgt revision og nøgletal fra de seneste op til fem årsrapporter med regnskabsperiode og kilde.
• Forslag til risiko: Lav, Mellem eller Høj med de faktorer, forslaget bygger på – og et udkast til begrundelsen, som I retter og godkender.

Trin 5

I godkender – og kunden følges bagefter

Knappen "Godkend kunde" er låst, indtil den interne vurdering er udfyldt, minimumsdokumenterne er uploadet, kontrollen af de reelle ejere er registreret, og alle kritiske flag er begrundet. For selskaber (ApS, A/S og P/S) vises manglende vedtægter og ejerbog som en advarsel med 14 dages frist til at eftersende dem – de blokerer ikke godkendelsen. Ud over de fire minimumskrav vælger I selv under Indstillinger → Compliance, hvilke dokumenter I kræver (Dokumentkrav i Klarkunde).

Efter godkendelsen

• Ændringer i ledelse, ejere og status i CVR giver flag på sagen og en opgave med før og efter.
• Sanktions- og PEP-listerne hentes hver dag, og kunderne tjekkes igen, så snart en liste ændres. Et nyt listefund giver en mail til den ansvarlige med link til fundet.
• Hver nat tjekkes CVR for ændringer, og nye ejere, ny ledelse eller tvangsopløsning giver flag på de kunder, ændringen rammer. Som sikkerhedsnet gennemgås hver kunde desuden helt: Høj og Mellem hver måned, Lav hvert kvartal.
• Én PDF-rapport pr. kunde samler personer, dokumenter, screeninger, flag, begrundelser og risikovurdering.

Genbesøg efter Klarkundes standard

Fristen regnes fra godkendelsen og kan tilpasses jeres egen politik. I får varsel 30 dage før, og ved genbesøget sendes nye links til alle personerne på sagen.